PDF, DOCX und Textformate ineinander überführen – einschließlich Texterkennung für eingescannte Seiten, die sonst nur ein Bild bleiben.
Shiftora Convert08
Dateien umwandeln, ohne sie aus der Hand zu geben
PDF in eine Tabelle, ein Stapel Bilder in ein kleineres Format, eine Aufnahme in ein Format, das sich abspielen lässt. Shiftora Convert erledigt das im Browser. Die Dateien werden nicht hochgeladen, sondern auf dem eigenen Gerät verarbeitet.
Ausgangslage
Warum es Shiftora Convert gibt.
Für das Umwandeln von Dateien greifen die meisten zur erstbesten Seite im Netz. Das ist bequem und im betrieblichen Alltag heikel: Angebote, Personalunterlagen und Verträge landen dabei auf fremden Servern, über deren Umgang mit den Daten niemand etwas weiß.
In der Praxis passiert das nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Aufgabe klein ist und die Lösung eine Suchanfrage entfernt. Genau deshalb steht das Thema selten in einer Richtlinie, obwohl es jeden Tag stattfindet – und im Zweifel eine Meldepflicht auslösen kann.
Shiftora Convert dreht das um. Die Umwandlung läuft im Browser auf dem Gerät, auf dem die Datei ohnehin liegt. Es gibt keinen Upload, keine Wartezeit für Hoch- und Herunterladen und damit auch keine Kopie irgendwo anders.
Der Unterschied
Wie es meistens läuft – und wie es laufen könnte.
Ohne eigenes System
- Betriebliche Unterlagen landen auf beliebigen Servern im Netz.
- Niemand weiß, wie lange eine Datei dort liegt und wer sie sieht.
- Kostenlose Anbieter begrenzen Dateigröße und Anzahl, gerade wenn es eilt.
- Jeder Stapel wird Datei für Datei einzeln hochgeladen.
- Bei personenbezogenen Daten ist der Vorgang schlicht nicht zulässig.
Mit Shiftora Convert
- Die Verarbeitung findet auf dem eigenen Gerät statt.
- Kein Upload heißt: keine Kopie außerhalb des Hauses.
- Keine Warteschlange und kein Limit, das vom Tarif abhängt.
- Stapel laufen in einem Durchgang statt nacheinander.
- Die Frage nach der Auftragsverarbeitung stellt sich gar nicht erst.
Die Bereiche
Die Bereiche im Modul Convert.
XLSX und CSV umwandeln, auch aus PDF heraus, wenn Zahlen in einem Bericht stecken statt in einer Datei, mit der man rechnen kann.
Formate wechseln, Größe anpassen, ganze Stapel in einem Durchgang statt einzeln – etwa für Fotos aus der Werkstatt oder vom Wareneingang.
Aufnahmen in ein Format bringen, das sich überall abspielen lässt, und dabei auf eine Größe, die sich noch versenden lässt.
Zwanzig Dateien sind derselbe Handgriff wie eine. Das ist der Unterschied zwischen einer Minute und einem Nachmittag.
Die Umwandlung passiert im Browser. Die Dateien verlassen das Gerät nicht und liegen auf keinem fremden Server – auch nicht kurz.
Im Alltag
So läuft eine Umwandlung ab.
1
Datei auswählen
Die Datei wird im Browser ausgewählt oder hineingezogen. Was danach passiert, passiert auf dem Gerät – ein Fortschrittsbalken für einen Upload gibt es nicht, weil es keinen Upload gibt.
2
Zielformat festlegen
Sie bestimmen, was herauskommen soll: ein durchsuchbares PDF, eine Tabelle, ein kleineres Bild. Bei mehreren Dateien gilt die Einstellung für den ganzen Stapel.
3
Umwandeln
Die Verarbeitung läuft im Browser. Wie schnell das geht, hängt vom eigenen Rechner ab und nicht davon, wie viele andere Leute den Dienst gerade benutzen.
4
Speichern
Das Ergebnis wird dort gespeichert, wo es hingehört – im Dateisystem oder gleich in der Ablage in Shiftora Documents.
Was es leistet
Was Shiftora Convert konkret leistet.
Convert deckt die Formate ab, die im Betrieb tatsächlich anfallen: Dokumente, Tabellen, Bilder, Audio und Video. Der Unterschied zu den üblichen Werkzeugen im Netz liegt nicht im Funktionsumfang, sondern darin, wo gerechnet wird.
Weil die Verarbeitung lokal geschieht, gibt es keine Wartezeit für Hoch- und Herunterladen und keine Frage danach, wie lange eine Datei auf einem fremden System liegen bleibt. Für Unterlagen mit Personenbezug ist das der entscheidende Punkt: Was das Gerät nie verlässt, muss auch nicht vertraglich abgesichert werden.
Der dritte Punkt ist die Menge. Kostenlose Dienste im Netz begrenzen Dateigröße und Anzahl, weil sie die Rechenzeit bezahlen müssen. Lokal gilt diese Rechnung nicht – ein Stapel Fotos ist derselbe Handgriff wie ein einzelnes Bild.
Im Einsatz
Wofür Convert im Alltag gebraucht wird.
Rechnung aus dem PDFZahlen, die als Bericht ankommen, in eine Tabelle bringen, mit der sich weiterrechnen lässt.
Eingescannte UnterlagenEin Scan ist ein Bild. Mit Texterkennung wird daraus ein Dokument, das sich durchsuchen lässt.
Fotos vom EinsatzHandybilder sind groß. Vor der Ablage auf ein Maß bringen, das den Speicher nicht sprengt.
Anhänge für den VersandWas zu groß für die Mail ist, wird kleiner – ohne dass jemand einen fremden Dienst dafür öffnet.
AltformateDateien aus früheren Programmen in etwas überführen, das heute noch jeder öffnen kann.
Aufnahmen aus BesprechungenAudio und Video in ein Format bringen, das sich ablegen und abspielen lässt.
Im Verbund
Zusammenspiel mit den anderen Modulen.
Convert steht selten für sich. Was umgewandelt wird, gehört meistens in einen Vorgang: eine Rechnung, die in Shiftora Finance weiterverarbeitet wird, ein Lieferschein, der zum Wareneingang in Shiftora Logistics gehört, ein Nachweis, der in Shiftora Documents abgelegt wird.
Genau deshalb liegt das Werkzeug im selben Haus. Der Weg vom Rohformat zur abgelegten Datei bleibt innerhalb des Systems, statt über eine fremde Seite und den Ordner „Downloads“ zu führen.
Auf dem Handy
Auf Wunsch als App – im App Store und bei Android.
Shiftora ist eine Webanwendung. Sie läuft im Browser auf dem Rechner genauso wie auf dem Handy, ohne Installation und ohne dass jemand eine Version nachziehen muss. Für den täglichen Gebrauch reicht das in aller Regel aus.
Wer seinen Leuten darüber hinaus ein Symbol auf dem Startbildschirm geben möchte, kann das haben: Eine App im Apple App Store und bei Android ist auf Wunsch grundsätzlich möglich, und die Einrichtung übernimmt das Unternehmen selbst. Der Weg ist bewusst kurz gehalten – nötig sind die eigenen Entwicklerkonten bei Apple und Google, alles Weitere liefern wir zu und begleiten die Veröffentlichung. Der Funktionsumfang bleibt derselbe: Die App ist ein zusätzlicher Zugang, kein zweites Produkt.
Convert profitiert von der App vor allem dort, wo die Datei entsteht: Ein Foto vom Wareneingang lässt sich direkt auf dem Handy verkleinern und ablegen, statt es erst auf den Rechner zu bringen. Im mobilen Browser funktioniert dasselbe.
Apple App StoreVeröffentlichung über Ihr eigenes Entwicklerkonto
AndroidGoogle Play oder Verteilung im Unternehmen
Fragen
Was zu Convert meistens gefragt wird.
Nein. Die Umwandlung läuft im Browser auf Ihrem Gerät. Es gibt keinen Upload auf einen Server und damit auch keine Kopie außerhalb Ihres Rechners – auch keine kurzzeitige.
Dokumente wie PDF und DOCX, Tabellen wie XLSX und CSV, gängige Bildformate sowie Audio und Video. Für eingescannte Seiten steht Texterkennung zur Verfügung.
Ja. Bildstapel und Dokumentserien lassen sich in einem Durchgang verarbeiten statt Datei für Datei. Eine Begrenzung durch einen Tarif gibt es dabei nicht.
Weil in Angeboten, Rechnungen und Personalunterlagen Daten stecken, die nicht auf beliebige Server gehören. Ein Werkzeug im eigenen Haus vermeidet diese Frage von vornherein, statt sie nachträglich regeln zu müssen.
Die Grenze ist der eigene Rechner, nicht ein Tarif. Sehr große Videos brauchen entsprechend Zeit; bei Dokumenten und Bildern spielt das in der Praxis keine Rolle.
Nein. Convert läuft im Browser. Es gibt nichts einzurichten und nichts, was die IT auf jedem Gerät nachziehen müsste.
Auf Wunsch ja. Shiftora läuft im Browser und braucht keine Installation; eine App im App Store und bei Android ist darüber hinaus grundsätzlich möglich und vom Unternehmen selbst einzurichten. Der Funktionsumfang ist in beiden Fällen derselbe.
Weiter
Die Module daneben.
Umwandeln, ohne die Datei aus der Hand zu geben
Nennen Sie uns die Formate, die bei Ihnen regelmäßig anfallen. Wir zeigen Ihnen den Weg in Shiftora Convert.