Unterschreiben mit dem Finger oder Stift, auf Handy, Tablet oder am Rechner. Ohne Ausdruck, ohne Scanner, ohne den Weg zurück ins System.
Signora07
Digitale Unterschriften ohne Papierstapel
Verträge, Übergabeprotokolle und Unterweisungen brauchen eine Unterschrift. Signora holt sie dort, wo die Person gerade ist: auf dem eigenen Handy. Was unterschrieben wurde, liegt anschließend nachvollziehbar ab – statt als Papierstapel, den jemand einscannen muss.
Ausgangslage
Warum es Signora gibt.
Der Weg einer Unterschrift ist in den meisten Betrieben länger als der Vorgang selbst. Das Dokument wird ausgedruckt, weitergereicht, unterschrieben, wieder eingescannt und abgelegt. Bis dahin vergehen Tage, und am Ende weiß niemand sicher, ob wirklich alle unterschrieben haben.
Besonders teuer wird das bei Vorgängen, die von der Unterschrift abhängen. Ein Arbeitsvertrag, der noch nicht zurück ist, blockiert den Zugang zu allem Weiteren. Eine fehlende Unterweisung fällt erst auf, wenn jemand danach fragt – und dann meistens zum ungünstigsten Zeitpunkt.
Signora kürzt den Weg ab. Das Dokument geht als Link an die betreffende Person, die Unterschrift erfolgt auf dem Bildschirm, und das fertige Dokument landet zusammen mit dem Protokoll in der Ablage. Wer noch fehlt, ist jederzeit sichtbar, ohne dass jemand eine Liste dafür führt.
Der Unterschied
Wie es meistens läuft – und wie es laufen könnte.
Ohne eigenes System
- Ausdrucken, weiterreichen, einscannen – für jede einzelne Unterschrift.
- Niemand weiß ohne Nachfragen, wer schon unterschrieben hat und wer nicht.
- Unterschriebene Blätter liegen in Ordnern, nicht bei der Akte, zu der sie gehören.
- Bei einem Scan ist nur das Bild da: wann unterschrieben wurde, steht nirgends.
- Externe Beteiligte ohne Systemzugang bekommen den Vorgang per Post oder gar nicht.
Mit Signora
- Unterschrift auf dem Gerät, das die Person ohnehin in der Hand hat.
- Der offene Rest ist eine Ansicht, keine Nachfrage.
- Das fertige Dokument liegt bei den übrigen Nachweisen in Documents.
- Zu jeder Unterschrift gehört das Protokoll: wer, wann, zu welchem Dokument.
- Der Zugang läuft über einen Link – ein Konto ist dafür nicht nötig.
Die Bereiche
Die Bereiche im Modul Signora.
Zu jeder Unterschrift wird festgehalten, wer sie geleistet hat und wann. Das Protokoll gehört zum Dokument und liegt nicht in einer getrennten Liste daneben.
Der Link geht an die Person, nicht an einen Ordner. Übergabeprotokolle lassen sich direkt vor Ort abschließen, solange beide noch am Fahrzeug stehen.
Läuft ein Dokument an mehrere Personen, ist sichtbar, wer bereits unterschrieben hat. Nachfassen wird dadurch zu einem Klick statt zu einer Runde Telefonate.
Unterweisungen, Empfangsbestätigungen und Übergaben fallen immer wieder an. Der Ablauf ist jedes Mal derselbe und muss nicht jedes Mal neu zusammengesucht werden.
Unterschriebene Dokumente liegen dort, wo auch die übrigen Nachweise liegen – auffindbar, wenn eine Prüfung, ein Streitfall oder eine Nachfrage sie verlangt.
Im Alltag
So läuft eine Unterschrift im Alltag.
1
Dokument vorbereiten
Das Dokument wird hochgeladen oder aus der Ablage gewählt, und es wird festgelegt, wer unterschreiben soll. Bei mehreren Beteiligten steht dabei auch fest, ob die Reihenfolge eine Rolle spielt.
2
Anfrage geht raus
Jede vorgesehene Person bekommt ihren eigenen Link. Wer ein Konto in Shiftora hat, sieht die Anfrage dort; alle anderen öffnen den Link direkt, ohne sich irgendwo anmelden zu müssen.
3
Unterschreiben
Das Dokument wird gelesen und auf dem Bildschirm unterschrieben – mit dem Finger auf dem Handy, mit dem Stift auf dem Tablet oder mit der Maus am Rechner.
4
Ablegen und nachweisen
Das unterschriebene Dokument geht mit dem Protokoll in die Ablage. Beide Seiten haben es, und bei einer späteren Nachfrage muss niemand einen Ordner durchsuchen.
Was es leistet
Was Signora konkret leistet.
Signora deckt den Teil ab, an dem Vorgänge sonst liegen bleiben: die Unterschrift. Verträge mit neuen Mitarbeitenden, Übergabeprotokolle bei Fahrzeugen und Geräten, Unterweisungen nach Arbeitsschutz – alles Dinge, die eine Bestätigung brauchen und ohne sie unvollständig bleiben.
Weil die Unterschrift digital eingeholt wird, entfällt der Umweg über Papier. Das Dokument ist in dem Moment fertig, in dem unterschrieben wurde, und muss nicht erst wieder in ein System zurückfinden. Was sonst über Tage lief, ist eine Sache von Minuten.
Der zweite Gewinn ist der Nachweis. Ein eingescanntes Blatt belegt, dass jemand unterschrieben hat – mehr nicht. Signora hält den Zusammenhang fest: welches Dokument, welche Person, welcher Zeitpunkt. Genau das wird gebraucht, wenn später jemand fragt.
Im Einsatz
Wo Signora im Betrieb eingesetzt wird.
ArbeitsverträgeVertrag, Zusatzvereinbarung, Änderung der Arbeitszeit – unterschrieben, bevor der erste Arbeitstag beginnt.
FahrzeugübergabeZustand, Kilometerstand, Zubehör: bestätigt am Fahrzeug, nicht später aus dem Gedächtnis.
UnterweisungenArbeitsschutz, Hygiene, Maschineneinweisung – mit belegbarer Teilnahme statt einer Anwesenheitsliste.
Schlüssel und GeräteWer hat welches Werkzeug, welches Handy, welchen Schlüssel? Die Bestätigung hängt am Gegenstand.
KundenunterlagenAuftragsbestätigungen und Abnahmen von Personen, die kein Konto im System haben und auch keins brauchen.
Betriebliche RegelungenNeue Hausregel, geänderte Richtlinie, IT-Nutzungsvereinbarung – zur Kenntnis genommen und dokumentiert.
Im Verbund
Zusammenspiel mit den anderen Modulen.
Signora ist kein eigenes Werkzeug neben dem Rest, sondern der Unterschriftsschritt in Vorgängen, die woanders beginnen. Ein Vertrag entsteht in Shiftora Documents, wird über Signora unterschrieben und liegt danach wieder dort – mit Version und Freigabe, aber ohne Umweg über einen Drucker.
Bei einer Fahrzeugübergabe kommt der Anstoß aus Shiftora Fleet: Das Protokoll hängt am Fahrzeug und nicht in einem allgemeinen Ordner. Und wenn im Dienstplan jemand Neues anfängt, gehören Vertrag und Unterweisung zu den Dingen, die vor dem ersten Dienst erledigt sein müssen.
Auf dem Handy
Auf Wunsch als App – im App Store und bei Android.
Shiftora ist eine Webanwendung. Sie läuft im Browser auf dem Rechner genauso wie auf dem Handy, ohne Installation und ohne dass jemand eine Version nachziehen muss. Für den täglichen Gebrauch reicht das in aller Regel aus.
Wer seinen Leuten darüber hinaus ein Symbol auf dem Startbildschirm geben möchte, kann das haben: Eine App im Apple App Store und bei Android ist auf Wunsch grundsätzlich möglich, und die Einrichtung übernimmt das Unternehmen selbst. Der Weg ist bewusst kurz gehalten – nötig sind die eigenen Entwicklerkonten bei Apple und Google, alles Weitere liefern wir zu und begleiten die Veröffentlichung. Der Funktionsumfang bleibt derselbe: Die App ist ein zusätzlicher Zugang, kein zweites Produkt.
Für Signora ist der Unterschied vor allem draußen spürbar. Wer eine Übergabe am Fahrzeug abschließt oder eine Unterweisung in der Halle bestätigen lässt, öffnet die App auf dem Startbildschirm, statt ein Lesezeichen zu suchen. Der Ablauf selbst ist im Browser derselbe.
Apple App StoreVeröffentlichung über Ihr eigenes Entwicklerkonto
AndroidGoogle Play oder Verteilung im Unternehmen
Fragen
Was zu Signora meistens gefragt wird.
Für alles, was eine Bestätigung braucht: Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen, Übergabeprotokolle für Fahrzeuge, Werkzeuge und Schlüssel, Sicherheitsunterweisungen sowie Empfangsbestätigungen für Dokumente und Ausrüstung.
Nein. Der Zugang läuft über einen Link, der an die betreffende Person geht. Das ist besonders für Kundinnen und Kunden oder externe Beteiligte wichtig, die kein Konto im System haben und für einen einzelnen Vorgang auch keins anlegen sollen.
Im selben Ablagebereich wie die übrigen Nachweise. Signora arbeitet mit Shiftora Documents zusammen, sodass ein unterschriebenes Dokument nicht in einem getrennten System liegt und bei der Suche nicht übersehen wird.
Beim Scan entsteht ein Bild ohne Zusammenhang. Signora hält fest, wer unterschrieben hat und wann, und verknüpft das mit dem Dokument selbst. Der Nachweis besteht damit nicht nur aus dem Strich auf dem Papier.
Ja. Ein Dokument kann an mehrere Beteiligte gehen, und der offene Rest bleibt dabei sichtbar. Nachfassen bedeutet dann, auf eine Zeile zu schauen, statt herumzufragen.
Ja, und dafür ist es gebaut. Unterschrieben wird mit dem Finger auf dem Handy, mit dem Stift auf dem Tablet oder mit der Maus am Rechner – je nachdem, was gerade zur Hand ist.
Auf Wunsch ja. Shiftora läuft im Browser und braucht keine Installation; eine App im App Store und bei Android ist darüber hinaus grundsätzlich möglich und vom Unternehmen selbst einzurichten. Der Funktionsumfang ist in beiden Fällen derselbe.
Unterschriften einholen, ohne dem Papier hinterherzulaufen
Zeigen Sie uns einen Vorgang, der bei Ihnen gerade auf eine Unterschrift wartet. Wir zeigen Ihnen, wie er in Signora aussieht.